Ervaren secretaresse gezocht voor dé pensioenuitvoerder in H

---

Als secretaresse werk je in een team secretaresses voor het management van een groot bedrijf in Heerlen. De opdrachten van 12 -15 managers worden ontvangen in een centrale mailbox en daarna door de secretaresses in het team opgepakt en uitgevoerd. Je werkt dus niet voor een specifieke manager, maar met meerdere secretaresses voor 12-15 verschillende managers. De voornaamste werkzaamheden zijn het plannen en organiseren van de afspraken en overleggen, met bijbehorende faciliteiten, voor managers. Het lopende agendabeheer wordt door de managers zelf uitgevoerd. Vergaderstukken voor overleggen worden via een digitale vergadertoepassing (genaamd our meeting) klaargezet voor vergaderdeelnemers. Verder worden inkooporders naar externe partijen ingelegd in een inkoopsysteem en binnenkomende facturen in datzelfde systeem gecheckt en afgerond.

Hoe ziet jouw werkdag eruit?

Je scrollt door de mailbox en de aantekeningen van jouw mede-secretaresses. Om alle aanvragen van de managers tijdig te behandelen stel je de prioriteit van vandaag en bepaal je wat je als eerste gaat doen.

Je moet een afspraak voor manager A plannen, maar zijn agenda is enorm vol. Wat nu? Je checkt bij de desbetreffende manager of je een andere afspraak kan verzetten. Het schuiven begint! Met jouw organisatietalent is de planning in no-time waterdicht. Je gaat door en zorgt ervoor dat de manager op tijd de juiste documenten ontvangen.

Tring tring! Het is de receptie. De IT consultants staan op de stoep, klaar voor hun meeting met managers. Vriendelijk ontvang jij onze gasten en draag je zorg voor fijne zitplek en een warm kopje koffie.

Terug achter de computer bestel je een bosje bloemen voor Annie, de doorgewinterde backoffice medewerker die vrijdag met pensioen gaat. Je haalt de door alle collega’s ondertekende kaart op op de 5e verdieping en zorgt dat deze veilig is opgeborgen.

Weer terug naar het ‘echte’ werk. De planning is rond en de stukken liggen klaar. Nu nog een geschikte ruimte. Via het interne plansysteem bekijk je welke ruimtes beschikbaar zijn en zorgt voor de juiste boekingen. Geen passende ruimte beschikbaar? No worries! Zo creatief en oplossingsgericht als jij bent zoek je extern een andere mogelijkheid. Vlot schakel je met je collega’s verderop om de ruimte te boeken.

Nog even de factuur van de kantoorwerkzaamheden inboeken, het bureau opruimen en een postzegel plakken op je pakketje… en de dag is om.

Kortom, erg diverse werkzaamheden waarbij flexibiliteit en oplossingsgericht werken centraal staan.

Wat hebben we nodig?

Je bent een teamplayer, flexibel en stressbestendig. Daarbij heb je een positieve dienstverlenende instelling, ben je secuur en gewend om meerdere bordjes tegelijk in de lucht te houden. Tot slot is Outlook écht jouw ding.

Belangrijk: je zoekt een baan voor de langere tijd en bent flexibel inzetbaar. Je start met 12 uren per week, maar bent bereid om meer uren te werken als de werklast daarom vraagt. Deze aanvankelijke 12 uur per week stomen jou klaar voor het grote werk, om zo uiteindelijk fulltime aan de slag te kunnen.

Wat wij bieden:

• Een mooi salaris van € 13,33 bruto per uur;
• Uitzicht op een functie voor langere tijd;
• Flexibele werktijden op maandag t/m vrijdag;
• Aan de slag in een groot uitdagend bedrijf;
• Een enorme boost voor je CV!

Wat wij vragen:

• Minimaal mbo werk- en denkniveau
• Minimaal mbo werk- en denkniveau
• Een aantal jaar ervaring in een secretaressefunctie;
• Goede mondelinge en schriftelijke vaardigheden;
• Zeer goede beheersing van met name Outlook;
• ''Hands on'' mentaliteit!

Solliciteren Ben jij de perfecte kandidaat voor deze vacature en voldoe je aan de eisen? Klik dan op de knop 'Solliciteer direct!' en we nemen zo snel mogelijk contact met je op!